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22. mars 2021

Les bases de données, la porte d’entrée des RP

Un bon fichier presse et un réseau solide constituent sans hésiter la première clé pour réussir vos relations presse. Ce fichier se construit au fil des ans et la confiance des médias ne se gagne pas en un jour. C’est un travail de longue haleine qui exige rigueur, organisation et professionnalisme. Certaines entreprises ou organismes ont les capacités en interne pour leurs relations presse, mais la plupart font appel à des agences de communication, surtout quand il s’agit de communiquer à l’international. Comment fonctionnent ces bases de données? Comment construire son réseau? Vous trouverez ci-dessous quelques conseils:

La création d’une base de données

Depuis la mise en place du RGPD, il devient de plus en plus difficile d’acheter une base de données médias en Allemagne. Celles-ci sont de toutes façons très génériques et pas forcément adaptées à vos cibles.

Le mieux est de partir de zéro et de développer petit à petit vos contacts. Avant de créer votre fichier, nous vous conseillons de vous poser quelques questions: qui sont mes cibles et quels médias correspondent à ces cibles? Quelles sont mes thématiques et qui sont les médias spécialisés? Une fois que vous aurez répondu à ces premières questions, vous pourrez commencer à construire votre fichier. Et n’oubliez pas, la qualité vaut toujours mieux que la quantité!

Où trouver les contacts?

Chaque média publie ses coordonnées et une adresse de rédaction. Celles-ci se trouvent sur les sites Internet des médias (idéalement avec le nom des journalistes et leurs adresses email) ou s’il s’agit d’un support Print, vous trouverez également ces informations dans les mentions légales (impressum en allemand). L’affaire se corse quand il s’agit de journalistes freelance ou de blogueurs dont les contacts sont plus difficiles à trouver. Si vous travaillez dans le tourisme, l’annuaire Touristik Medien actualisé chaque année recense les contacts des journalistes, blogueurs et influenceurs de la branche. Ce livre pourra vous servir de base pour démarrer votre fichier. Ensuite, le mieux est d’aller à la rencontre des journalistes lors d’événements ou de salons qui sont proposés en digital ou en physique. En parlant avec eux, vous comprendrez mieux leurs besoins et  leurs attentes. La création d’une base de données est un travail minutieux et de longue haleine.

La classification par thématique

Si vous souhaitez gagner l’attention des médias dans le long terme, nous vous conseillons de classer votre base de données par thématiques. Quoi de plus inutile que d’envoyer vos infos au mauvais fichier? Vous perdez votre énergie et surtout votre crédibilité auprès des médias et influenceurs. Par exemple, si vous êtes un institutionnel dans le tourisme, il vous faudra certainement plusieurs fichiers. Par exemple, si vous envoyez des infos sur un nouveau circuit de randonnée à un magazine gastro, il y a de fortes chances pour que votre contact se désabonne. En revanche, si vous êtes capable d’affiner vos envois et de livrer aux médias les infos susceptibles de les intéresser, vous ferez preuve de professionnalisme et vous gagnerez en résonance. Idéalement, demandez à chaque contact de votre base quels sont ses intérêts et adaptez votre base de données en conséquence. Souvent, les nouveaux clients nous demandent le nombre de contacts inscrits dans nos bases de données. Mais le nombre d’envois dépend toujours de la thématique et du client! Nous créons un fichier par client et nous affinons ensuite chaque envoi en fonction du sujet abordé. Grâce à cette stratégie, nous avons une excellente réputation auprès des médias et des influenceurs sur les marchés germanophones. 

L’actualisation des bases de données

Autre conseil crucial: actualisez vos bases de données quotidiennement! Les journalistes évoluent et changent de rédaction ou de secteur, d’autres partent en congés maternité ou à la retraite. Bref, inutile de garder des cadavres dans vos bases de données. Lors de vos envois, vérifiez les retours et vous pourrez ainsi mettre à jour vos fichiers.

Le relationnel

Le meilleur moyen pour développer des relations dans le long terme reste le contact direct. Soignez vos contacts! Si les médias décident de vous faire confiance et de travailler avec vous, ne les décevez pas. Si vous faites preuve de professionnalisme et que le projet se passe bien, il y a de grandes chances pour qu’ils aient envie de travailler à nouveau avec vous. Nous exerçons notre métier depuis près de 20 ans et nous connaissons très bien la plupart des contacts avec lesquels nous travaillons. Ils font régulièrement appel à nous car ils connaissent la qualité du service et savent que leurs projets sont entre de bonnes mains. La confiance et la réputation se développent  au fil du temps.

Les idées fausses

Parmi les questions qui reviennent régulièrement chez nous, les deux plus récurrentes sont les suivantes:

– Combien de contacts avez-vous dans vos fichiers presse?

Beaucoup pensent encore que plus le fichier est grand et meilleure seront les retombées. Faux! La qualité des contacts vaut toujours mieux que la quantité et plus vous ciblez vos envois, plus vous augmenterez vos taux d’ouverture et votre résonance. Soignez donc plutôt chaque contact de votre base et apprenez à les connaître. Cette stratégie s’avère payante dans le long terme.

– Pourriez-vous nous communiquer vos fichiers?

Non! Ne demandez jamais à votre agence de vous donner ses fichiers. En recrutant une agence de relations presse, vous achetez des prestations, mais vous n’achetez en aucun cas l’intégralité de sa base de données. L’agence que vous aurez mandatée vous représentera auprès des médias et activera ses contacts pour placer vos thèmes. Son fichier est son outil de travail le plus précieux et a été construit au fil des ans. L’agence vous fournira les contacts de journalistes lors de projets, par exemple pour l’organisation d’accueils presse, mais elle ne vous enverra jamais tous ses contacts. Depuis la mise en place du RGPD, la gestion des contacts est devenue très encadrée et cette question est de toutes façons hors contexte.

Et vous? Comment gérez-vous vos bases de données? N’hésitez pas si vous avez des questions à ce sujet.

Bild Header: © Kevin Phillips – Pixabay